Hoe ervaart het team van Infranea de eerste twee weken telewerken in tijden van het coronavirus? Van strikte vergaderetiquette, over enkele hardwaretips tot het virtuele koffiepraatje. Vijf lessen voor een betere digitale samenwerking.
Ook de digital engineers van Infranea werken al twee weken thuis om de verspreiding van het coronavirus af te remmen. Dat betekent een team van meer dan veertig medewerkers in drie verschillende landen organiseren rond projecten in 3D-ontwerp, BIM-diensten en VR-simulatie. We vroegen aan het team van Infranea welke lessen zij nu al trekken na twee weken volledig digitaal samenwerken.
Les 1: blijf social in tijden van distancing.
“Wat een bizarre tijd.” Dat is de eerste reactie van Jaap De Boer als we hem vragen hoe Infranea omgaat met de lockdown door COVID-19. Alhoewel heel wat van de digital engineers ook digital natives zijn, blijkt het sociale gebeuren van een praatje aan de koffiezet een gemis. “We hebben van nature veel ervaring met telewerk en de balans tussen werk en privé”, vertelt Jaap. “Toch was niemand voorbereid op 100% digitaal samenwerken. Het evenwicht is nu even zoek. Een gezellige groepsbabbel via videocall, een leuk berichtje op WhatsApp of gewoon even old-school bellen, brengt de mens achter de computer toch wat dichterbij.”
Praktische tips van onze medewerkers zijn onder meer:
- zet de microfoon op mute als je niet praat in een groepsgesprek via (video)call
- laat anderen uitspreken
- houd interventies kort
- spreek vaste tijdstippen af voor vergaderingen
- zet de actiepunten na afloop online
- vermijd ad-hoc-calls tussendoor
- spreek mensen direct aan bij de voornaam (bij gebrek aan oogcontact)
Jaap de Boer
Les 2: bundel het werk nog meer in pakketjes.
Online overleggen is een kunst op zich. Als je met verschillende mensen tegelijk virtueel afspreekt, dan bestaat het risico dat het uitmondt in oeverloos gepraat. Nochtans kan online vergaderen tijd besparen als je het goed aanpakt: geen tijdverlies door verplaatsingen, de meetings zijn korter en meer to-the-point. Door gemeenschappelijke onderwerpen samen te brengen in een duidelijk afgebakende agenda wordt de focus scherper. “Bij Infranea proberen we de online vergaderingen tot een half uur te beperken en als het echt niet anders kan tot maximaal één uur.” Apps zoals Microsoft Planner of Trello helpen om het werkpakket netjes op te delen in kleinere taken. Bij Infranea verloopt dat volgens een vast ritme met ochtendbriefings in SCRUM-stijl, wekelijkse round-ups en de legendarische borrels op vrijdag – weliswaar virtueel nu.
Digital Drink
Les 3: zorg dat hardware geen spelbreker wordt.
Geen geluid. Geen beeld. Te traag netwerk. Niets zo vervelend als een online team meeting op die manier vertraging oploopt. Het fundament van digitaal samenwerken is vanzelfsprekend hardware dat goed functioneert. Een computer met microfoon en webcam, een behoorlijke headset en een goede internetverbinding zijn onmisbare werkinstrumenten. Een kwartiertje voor de start van de call alles even testen, kan veel tijdverlies nadien voorkomen. Het is voor Infranea duidelijk een nieuwe etiquette die van telewerkers wordt verwacht.
Les 4: haal alles uit de cloud.
Deel werkelijk ALLE data en materiaal in de cloud-omgeving. Dat is voor digital engineers zoals water dat uit de kraan komt. De geïntegreerde oplossing Microsoft Teams scoort momenteel goede punten in het team. Het is een handig en veilig platform om delen, bellen, chatten en andere taken in één ecosysteem te houden. Daarnaast wordt er ook gebruik gemaakt van Autodesk BIM 360. “Volgens ISO 27001 wordt gevoelige informatie alleen gedeeld via speciaal beveiligde Virtual Private Networks (VPN netwerk) met strikte toegangscontrole. Dit huiswerk werd bij Infranea in samenspraak met het moederbedrijf VK Architects & Engineers gelukkig op voorhand gemaakt”, bevestigt Jaap.
Les 5: scherm werk en privé voldoende af.
Sommige medewerkers ervaren thuis werken als intensiever dan op kantoor werken. Goede afspraken met de collega’s op afstand en met de medebewoners thuis, kan problemen voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan joelende kinderen die in beeld komen tijdens een videocall. Dit vergt antwoorden op vragen zoals: wanneer begint en start de werkdag, wie zorgt voor de kinderen tijdens de werkuren, hoe scherm ik de werkplek af van de privéruimte en praat ik voldoende met mijn medebewoners over de balans tussen werk en privé? Aanvaard dat routines soms moeten wijzigen en dat iedereen zich moet aanpassen aan de nieuwe situatie. Wees dus toleranter dan normaal. Voldoende mentale pauzes zijn ook een aandachtspunt, blijkt uit onze rondvraag. Vergeet dus niet om geregeld een luchtje te scheppen of tussendoor te ontspannen. In tegenstelling tot wat je zou denken, zorgt thuiswerk bij sommigen niet voor teveel afleiding, maar net omgekeerd, voor te lang doorwerken zonder pauzes. Dat werkt contraproductief op termijn.
Wat kan de infrasector leren uit deze ervaring met COVID-19?
Infranea zal binnen de verschillende vakgroepen in de bouw- en infrawereld samenwerken om te bekijken wat beter kan in de toekomst en welke goede telewerk-praktijken ook in normale tijden de norm zouden kunnen worden. “We merken nu al dat er tijdwinst is door bepaalde methodes te gebruiken, dat sommige cloudoplossingen beter geschikt zijn voor het zwaardere digitale werk en dat nieuwe procedures rond data delen, opslaan en beveiligen op sectorniveau interessant kunnen zijn”, stelt Jaap. “Frustraties leveren niets op. De huidige situatie is heel uitzonderlijk en we hebben er zelf geen invloed op. Onze passie voor digital engineering leidt ons automatisch ook naar een passie om digitaal samenwerken te verbeteren”, besluit Jaap. “We leren er uit, kijken vooruit en proberen nieuwe kansen te grijpen. Het is de aard van het beestje.” (lacht)
02/04/2020
