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¿Cómo funciona la colaboración 100% digital ahora que realmente tenemos que hacerla?

¿Cómo ha vivido el equipo de Infranea las primeras dos semanas de teletrabajo en tiempos de coronavirus? Desde una estricta etiqueta de reuniones, pasando por algunas sugerencias relacionadas con el hardware, hasta la hora del café virtual. Cinco lecciones para una mejor colaboración digital.

Los ingenieros digitales de Infranea, como todos, llevan dos semanas trabajando desde casa para frenar la expansión del coronavirus. Esto significa organizar un equipo de más de cuarenta personas en tres países distintos para trabajar en proyectos relacionados con el diseño en 3D, los servicios BIM y la simulación de realidad virtual. Hemos preguntado al equipo de Infranea qué lecciones han sacado ya después de dos semanas trabajando juntos de forma completamente digital.

Lección 1: Sigue siendo sociable en tiempos de distanciamiento.

«Qué tiempos más extraños.» Esta es la primera reacción de Jaap De Boer cuando le preguntamos cómo está llevando Infranea el cierre por el COVID-19. Aunque muchos de los ingenieros digitales también son nativos digitales, echan de menos el momento social del café. «Por la naturaleza de nuestro trabajo tenemos mucha experiencia con el teletrabajo y el equilibrio entre el trabajo y la vida privada», Jaap explica. «Aún así, nadie estaba preparado para trabajar juntos de forma 100% digital. El equilibrio se ha perdido un poco ahora mismo. Una entrañable conversación de grupo por videollamada, un simpático mensaje por WhatsApp o una simple llamada de teléfono acercan un poco más a las personas detrás de los ordenadores.»

Algunas sugerencias prácticas de nuestros empleados:

  • apaga el micrófono cuando no estás hablando en una conversación de grupo por teléfono o videollamada
  • deja que los demás terminen de hablar
  • mantén breves tus intervenciones
  • fija determinadas horas para las reuniones
  • publica los puntos de acción en línea al acabar la reunión
  • evita las llamadas ad hoc entre medias
  • dirígete a las personas por su nombre de pila (si no hay contacto visual)

Jaap de Boer

Lección 2: Junta el trabajo en paquetes aún más.

Consultar con gente en línea es un arte en si mismo. Cuando quedas de manera virtual con varias personas, existe el riesgo de una discusión interminable. Aún así, las reuniones en línea pueden ahorrar mucho tiempo si se hacen bien: no pierdes tiempo en desplazamientos y las reuniones son más breves y más pertinentes. Juntando los asuntos comunes en un orden del día claramente definido estos se abordan con más eficiencia. «En Infranea intentamos limitar las reuniones en línea a media hora y, si es realmente inevitable, a un máximo de una hora.» Las apps como Microsoft Planner o Trello ayudan a dividir un paquete de trabajo en tareas más pequeñas de forma ordenada. En Infranea seguimos un ritmo fijo, que consta de sesiones informativas al estilo SCRUM por las mañanas, resúmenes semanales y nuestros legendarios aperitivos – ahora virtuales – los viernes.

Digital Drink

Lección 3: Asegúrate de que el hardware no sea un problema.

No hay sonido. No hay imagen. La conexión es demasiado lenta. No hay nada más engorroso que una reunión de equipo en línea que sufre retrasos por estas causas. Está claro que la base de una colaboración digital es el buen funcionamiento de los equipos informáticos. Un ordenador con micrófono y webcam, unos cascos decentes y una buena conexión a Internet son herramientas imprescindibles. Probar el equipo un cuarto de hora antes del inicio de la llamada puede prevenir mucho tiempo perdido. Para Infranea esto claramente es una nueva etiqueta que se espera que cumplan los teletrabajadores.

Lección 4: Usa la nube lo más posible.

Comparte literalmente TODOS los datos y materiales en la nube. Para los ingenieros digitales esto es una obviedad. La solución integrada Microsoft Teams es popular entre el equipo ahora mismo. Es una plataforma práctica y segura para compartir, llamar, chatear y realizar otras tareas dentro de un único ecosistema. También se está utilizando Autodesk BIM 360. «De acuerdo con ISO 27001 la información sensible solo se comparte a través de redes privadas virtuales (Virtual Private Networks, VPN), que tienen un nivel de seguridad especial con un estricto control de acceso. Afortunadamente, en Infranea ya se habían hecho estos deberes, de acuerdo con la sociedad matriz VK Architects & Engineers», Jaap confirma.

Lección 5: Separa la vida laboral de la vida privada.

Para algunos trabajadores trabajar en casa es más intensivo que trabajar en la oficina. Establecer reglas claras con los compañeros de trabajo y con el resto de los habitantes de la casa puede prevenir problemas. Piensa, por ejemplo, en los niños que salen en la imagen gritando durante una videollamada. Esto requiere respuestas a preguntas como: ¿Cuándo empieza y termina la jornada laboral? ¿Quién se encarga de los niños durante el horario laboral? ¿Cómo separo mi lugar de trabajo de mi espacio privado? ¿He hablado lo suficiente con el resto de los habitantes de la casa sobre el equilibrio entre el trabajo y la vida privada? Hay que aceptar que posiblemente tendrás que cambiar algunas rutinas y que todo el mundo tendrá que adaptarse a la nueva situación. Por eso es preciso ser más tolerante de lo normal. Nuestra encuesta indica también la importancia de introducir suficientes pausas mentales. Así que no olvides tomar un poco el aire o relajarte un rato de vez en cuando. A diferencia de lo que podrías pensar, para algunos el problema del teletrabajo no son las distracciones, sino unos períodos de trabajo demasiado largos sin descansos. A medio plazo, esto es contraproducente.

¿Qué puede aprender el sector de las infraestructuras de esta experiencia con el COVID-19?

Infranea colaborará en las diferentes áreas del sector de la construcción y de las infraestructuras para ver qué se puede mejorar en el futuro y qué buenas prácticas en el ámbito del teletrabajo podrían generalizarse en tiempos normales también. «Ya estamos notando que se ahorra tiempo empleando ciertos métodos, que algunas soluciones basadas en la nube son más apropiadas para las aplicaciones digitales más pesadas y que nuevos procedimientos en cuanto a compartir, guardar y proteger datos pueden ser interesantes a nivel del sector», Jaap afirma. «La frustración no lleva a ninguna parte. La situación actual es muy excepcional y no podemos cambiarla. Nuestra pasión por la ingeniería digital automáticamente nos despierta una pasión por mejorar la colaboración digital», Jaap concluye. «Aprendemos de esto, miramos hacia adelante e intentamos aprovechar nuevas oportunidades. Está en nuestra naturaleza.» (se ríe)


02/04/2020

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